住民税特別徴収税額通知の電子化で知っておくべき事
電子化で何が変わる？メリット／デメリットを解説
近年、デジタル化の波は行政手続きにも及んでいます。
紙の時代を終わらせ、効率と便利さを追求する中で、令和6年から従業員向けの住民税特別徴収税額通知書も
電子化が可能になりました。
本コラムでは、電子化のメリットとデメリット、会社が予め準備しておきたいことを解説します。
住民税特別徴収税額通知書とは
住民税特別徴収税額通知書とは、事業主が従業員に支払う給与から、住民税を特別徴収（天引き）するために用いられる書類の事で、毎年５月～６月にかけて地方公共団体から事業主に通知されます。
受け取った事業主は、住民税特別徴収税額通知書を従業員に配付します。
住民税特別徴収税額通知書には今年度の住民税額が記載されており、その金額が毎月の給与から天引きされます。
従業員向けの「住民税 特別徴収税額通知書」が電子化が可能に！
これまで、従業員向けの住民税特別徴収税額通知書は紙での受領と配付が主流でした。
令和6年から電子化が可能になったことで、担当者の仕分け・配付作業を削減し、効率的に従業員に住民税特別徴収税額通知書を配付する事が期待できます。
🔶従業員向けの「住民税 特別徴収税額通知書」電子化の仕組み
従業員向けの「住民税特別徴収税額通知書」の電子化は、以下のような仕組みで行われます。
※画像は地方税共同機構ホームページ引用
会社はeLTAX（地方税ポータルシステム）を通じて、市区町村に給与支払報告書を提出します。
提出時に「電子データで受け取る」を選択した場合に、「住民税特別徴収税額通知書」が電子データで交付されます。
２.従業員の税額決定データの受け取り
市区町村からeLTAX（地方税ポータルシステム）を通じて、税額決定データを受け取ります。
税額決定データには、住民税特別徴収税額通知書(ZIP)、パスワード確認ファイル(PDF)の２つが含まれます。
３.従業員への配付
会社は、取得した税額決定データ（住民税特別徴収税額通知書(ZIP)、パスワード確認ファイル(PDF)）を各従業員に配付します。
従業員が住民税特別徴収税額通知書(ZIP)を解凍するにはパスワードが必要で、以下の手順で住民税特別徴税額通知書を確認します。
※(出典)地方税共同機構「個人住民税特別徴収税額通知（納税義務者用）の電子化」PDF引用
地方税共同機構「個人住民税特別徴収税額通知（納税義務者用）の電子化リーフレット【納税義務者向け】
会社側と従業員のメリット・デメリット
住民税特別徴収税額通知書の電子化により、効率的に従業員に住民税特別徴収税額通知書を配付する事が期待できますが、いくつか考えれる課題があります。
会社側と従業員側で、それぞれどんなメリットとデメリットがあるか確認していきましょう。
| 会社側 | 従業員側 | |
|---|---|---|
| メリット |
・市区町村ごとに届く通知書の仕分け・配付にかかっていた作業時間が削減できる ・拠点ごとに郵送していたコストが削減できる ・長期の休暇や出張中の従業員にも、同じタイミングで配付ができる |
・PC・スマホからいつでも閲覧できる ・紛失の恐れがない ・長期の休暇や出張中でも通知書の受領が可能 ・紙での配付に比べて、住民税の特別徴収税額が通知されるまでの時間が短縮される |
| デメリット |
・配付する２つのファイルがどの従業員のものかを特定するのに受給者番号と照合する必要があり、配付する際に十分な注意が必要 ・従業員にファイルを配付する必要があるため、独自にミスなくセキュアな電子的配付手段を準備する必要がある |
・通知書を閲覧する際、専用の解凍ソフトをインストールする必要がある。 ・PCまたはスマホが必要。 |
「e-navi給与明細」なら、管理者も従業員もかんたん・あんしん
これまでにご説明した通り、住民税特別徴収額通知書の電子化は、上手に活用できれば紙での配付に比べて大幅に手間・コストを削減できます。
しかし、管理者が従業員一人一人にファイルを添付して配付するのはとても大変な作業です。
従業員も、ZIPファイルの解凍ソフトが必要となるなど、スムーズにとはいかない課題があります。
これらの課題を解決するために、会社は事前にミスなくセキュアに電子化できる専用配信システムを準備しておくと良いでしょう。
「e-navi給与明細」の新機能「住民税通知書配付サービス（ファイルオプション）」なら、eLTAXからダウンロードした住民税通知データを、従業員に安全で確実に配付することができます。
従業員も解凍ソフト不要で、住民税通知書をPC・スマホから閲覧することができます。
■「e-navi給与明細」なら、迷わずスムーズに閲覧することができます。
これを機に、従業員の住民税特別徴収税額通知書の電子化を検討してみませんか。
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